اتوماسیون اداری

داده ها جزء مهم هر کسب و کاری هستند. همه ما در کار روزانه خود با گیگابایت یا ترابایت داده سروکار داریم. و هنگامی که تعداد زیادی فایل در رایانه خود ذخیره می کنید ، به احتمال زیاد رایانه شما کند می شود و در نتیجه عملکرد ضعیفی دارد. اگرچه راه حل های ذخیره سازی خارجی زیادی برای ذخیره و پشتیبان گیری از داده های شما وجود دارد ، اما این دستگاه های ذخیره سازی ایمن نیستند. شما می توانید اطلاعات مهم خود را به دلیل هر گونه حادثه ای مانند شکستن ، سرقت ، آسیب و بسیاری دیگر از دست دهید. هیچ چیز بدتر از از دست دادن داده ها یا ترس از دست دادن آنها نیست. این جایی است که فضای ذخیره سازی ابری با ویژگی های جذاب و قابلیت های فوق العاده ای همراه است که می توانید از راه دور در راحتی خانه یا محل کار خود نشسته و در رایانه خود یا هنگام مسافرت خارج از منزل با تلفن هوشمند یا رایانه لوحی خود قرار بگیرید. ذخیره سازی ابری یک گزینه مناسب و قابل اعتماد برای ذخیره و بازیابی اطلاعات است. بسیاری از خدمات مختلف ذخیره سازی ابری در بازار موجود است. قبل از مراجعه به سرویس ابری ، مهم است که بدانید فضای ذخیره سازی ابری دقیقاً چیست و چگونه کار می کند. بنابراین ، بیایید شروع کنیم. ذخیره سازی ابری به شما امکان می دهد داده ها و فایل ها را در محلی خارج از سایت که از طریق اینترنت عمومی یا اتصال اختصاصی شبکه خصوصی به آن دسترسی دارید ذخیره کنید. مسئولیت داده هایی که برای ذخیره به خارج از سایت منتقل می کنید به عهده یک ارائه دهنده ابر شخص ثالث است. ارائه دهنده میزبان ، امنیت ، مدیریت و نگهداری سرورها و زیرساخت های مربوطه را تضمین می کند و از دسترسی شما به داده ها در هر زمان که نیاز داشته باشید اطمینان می دهد. ادامه مطلب...

با توجه به مکانیزه شدن فعالیت های سازمان ها و شرکت ها، نیاز است که بخش های مختلف سازمان ها و شرکت ها را با نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری مدیریت کنند.

قصد ما امروز معرفی بهترین نرم افزار دبیرخانه هست که نقش ویژه ای در یک سازمان دارد. همانطور که می دانید دبیرخانه گردش مکاتبات اداری را انجام می دهد و کلیه سازمان می توانند با استفاده از این سیستم نامه ها را در فرمت های مختلف آماده کنند، و بین تمامی نامه های صادره و وارده جستجو انجام دهند.

با استفاده از نرم افزار دبیرخانه هر سازمان به راحتی کلیه مکاتبات و مدیریت اسناد را در کوتاه ترین زمان انجام می دهد.

یک نرم افزار دبیرخانه باید یکسری ویژگی هایی داشته باشد تا مورد استفاده سازمان ها قرار گیرد. یعنی  با انواع مدیریت های ایران سازگار باشدکه مهم ترین بحث این مطلب است. ادامه مطلب...

سازمانهای زیادی برای افزایش بهره وری و کاهش هزینه ها به سیستم اتوماسیون اداری روی آورده اند. بسیاری از این سازمانها از اتوماسیون برای دانلود برنامه ها یا انجام کارهای اداری استفاده میکنند. اما این بدین معنا نیست که یک سازمان به اتوماسیون دست یافته است. اتوماسیون کامل از طریق پیاده سازی یک سیستم اتوماسیون اداری حاصل میشود.

در این مقاله ما سیستم اتوماسیون اداری و مزایای آن را بررسی میکنیم؛ پس از آن، روند پیاده سازی آن را بررسی خواهیم کرد و برخی از ویژگی های مهم یک اتوماسیون اداری که باید بدانید را بررسی خواهیم کرد.

سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

یک سیستم اتوماسیون اداری شامل راه حل های سخت افزاری و نرم افزاری است که امکان انتقال داده ها ، بین کامپیوترها را فراهم می کند. این سیستم با ساده سازی فرآیندهایی مانند حسابداری، مدیریت داده ها، آموزش، مدیریت امکانات و... بارهای سازمانی را کاهش می دهد.

اتوماسیون اداری فقط یک سیستم بدون کاغذ نیست،؛ بعنوان مثال حفظ کلیه مکاتبات مرتبط با محصولات و مشتریان در سیستم مدیریت اسناد؛ با این حال، یک سیستم اتوماسیون اداری به سازمان ها پیشنهاد قطع کمتر درختان و سبزینگی با کاهش کاغذ را می دهد. این یک ابزار قدرتمند است که می تواند برای از بین بردن فرآیند های دستی، شناسایی گردش ناکارآمد و تسهیل تصمیم گیری آگاهانه مورد استفاده قرار بگیرد.

نحوه پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری

قبل از اجرای سیستم اتوماسیون اداری ، سازمان باید وقت بگذارد تا ببیند کدام فرآیندهای خاص باید خودکار شوند. یکی از ساده ترین راه ها برای بررسی گردش کار ، تهیه نقشه از طریق فرآیند است.

نقشه برداری فرآیند کسب و کار شامل ایجاد نمایشی بصری از فرایندهای کار برای تعریف اینکه سازمان چه کاری انجام می دهد ، چگونه آن را انجام می دهد و مسئولیت هر کار به عهده کیست. بسیاری از فرایندهای یک سازمان فاقد سند هستند. با ایجاد تصاویر بصری ، افراد می توانند سیستم گردش کار و وظایفی را که نیاز به ساده سازی دارند ، شناسایی کنند.

مزایای پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری

پیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری مزایای گسترده ای را به سازمان ها ارائه می دهد. این مزایا شامل موارد زیر است:

افزایش دقت

انسان خطا می کند. خطاهای انسانی نه تنها ممکن است ناکارآمدی و تاخیر در بهره وری داشته باشند، بلکه ممکن است هزینه بر باشند. بعنوان مثال، اضافه کردن رقم اضافی هنگام پرداخت حقوق یک کارمند یا فروشنده. اشتباهات جدی میتواند منجر به مشکلات و مسائل امنیتی و... شوند. یک سیستم اتوماسیون اداری دخالت انسان در انتقال داده را محدود میکند که این امر بروز خطا را به حداقل می رساند.

کاهش هزینه ها

با خودکار سازی فرآیندهای پیچیده تجاری، سازمان ها نیازی به سرمایه گذاری در استخدام برای آن کارها ندارند. در نتیجه ، هزینه های عملیاتی کمتر است ، در حالی که بهره وری و حاشیه سود به طور قابل توجهی بیشتر است.

برای مطالعه ادامه مطلب به سایت سماتوس مراجعه کنید

احتمالا همه شما می دانید نرم افزار  BPMS چیست و با آن آشنا هستید. سامانه فرآیند ساز متشکل از سه زیر سامانه فرم ساز، گردش فرم و گزارش ساز می باشد. و برای الکترونیکی کردن فرآیندهای سازمانی طراحی شده است. اما یک سامانه مدیریت فرایند همیشه موفق نیست. برای اجرای موفق پروژه‌های مدیریت فرایندها، سازمان‌ها نیازمند رعایت پاره‌ای از عوامل هستند. در اینجا  عوامل موفقیت پروژه bpms بیان می شود.